PODZIEL SIĘ
pressing modern social buttons

Bardzo często zdarza się, że zakupiony przez klientów towar jest z różnych przyczyn oddawany do sklepu, co jest sytuacją normalną. Takie działania nazywa się reklamacją. Przebieg takiego procesu jest złożony, a musi zostać wykonany dość szybko, dlatego przydaje się do niego odpowiednie narzędzie, którym jest program do reklamacji – https://focustelecom.pl/blog/system-obslugi-reklamacji-wybor/. Dlaczego warto postawić na to rozwiązanie w każdym sklepie? Odpowiedź w artykule.

Program do reklamacji – przydatny w każdym sklepie

Można stwierdzić, że reklamacja produktów jest sprawą nieuniknioną i niejako konsekwencją prowadzenia jakiejkolwiek działalności na rynku. Na reklamację towaru ma się dość mało czasu, a jest ona dość szerokim zagadnieniem, dlatego obecnie nie można obejść się bez programu do reklamacji. Szczególnie dlatego, że jest to sprawa dość delikatna. Klient czasami jest zdenerwowany i liczy, że jego wszystkie zastrzeżeni zostaną zrozumiane. Trzeba wtedy wymienić towar lub dokonać zwrotu pieniędzy. Cały ten proces, czasami kierowany emocjami, musi być więc przeprowadzony sprawnie i możliwie jak najszybciej (niezależnie od tego, czy dana reklamacja jest uzasadniona). Sprzedawca musi rozpatrzyć reklamację w ciągu czternastu dni kalendarzowych, ale wskazane jest oczywiście działanie szybsze.

Dlatego wybierając program do reklamacji, należy zwrócić uwagę na kilka ważnych kwestii, by wszystko przebiegło bez problemów. Musi być one przede wszystkim wielokanałowy, co w skrócie oznacza, że będzie w stanie obsłużyć kilka kanałów komunikacji z klientem: telefon, e-mail, wiadomość SMS. Jeszcze lepiej, kiedy będzie w stanie zintegrować całą korespondencję i rozmowy telefoniczne z danym klientem w jeden wątek. Dzięki temu wszystko będzie przejrzyste i nie będzie można się w tym pogubić. Kolejną istotną kwestią jest oszczędność czasu obu stron, ale także wygoda klienta. Warto więc sprawdzić, czy program do reklamacji pozwala na umieszczenie formularza reklamacyjnego bezpośrednio na stronie. Jeżeli tak, to formularz wypełniony przez klienta od razu trafi na miejsce, czyli do systemu i nie będzie przy tym żadnych utrudnień. Wskazane jest również, by program pozwalał na przesyłanie powiadomień zwrotnych dla klienta kanałem, który jest dla niego najlepszy (np. w postaci wiadomości SMS). Wpłynie to na zadowolenie osoby reklamującej i być może przyczyni się do wzrostu lojalności względem konkretnego sklepu.

Jak wybrać program do reklamacji?

Bardzo ważne jest, by taki program był dobrze zautomatyzowany i posiadał scenariusze obsługi. Nie trzeba ukrywać, że sam proces reklamacji jest dość skomplikowany, ale każdy da radę go opanować przy pomocy automatyki. W dobrym programie można bowiem ustawić odpowiednie reguły, które po złożeniu reklamacji przez klienta w sposób automatyczny powiadomią konkretne osoby w firmie oraz wyznaczą im terminy na wykonanie określonych zadań. Pozwoli to przedsiębiorcom na zbudowanie całych scenariuszy obsługi reklamacji, dzięki którym nie pominie się żadnego etapu i co najważniejsze – nie popełni się ani jednego błędu.

Program do reklamacji powinien obsługiwać także makra, które znacznie przyspieszą pracę osób obsługujących reklamacje. Pozwolą one bowiem na wprowadzenie parametrów reklamacji. Zazwyczaj parametry takie jak priorytet, produkt i kategoria, wpisywane są ręcznie, co wymaga przejścia przez szereg tabelek. Wymaga to czasu i może wiązać się z błędami. Natomiast kiedy większość przyjmowanych przez sklep reklamacji jest do siebie podobna, to w dobrym programie można skonfigurować odpowiednie makro, które pozwoli pracownikom na ustawienie podstawowych parametrów reklamacji dosłownie jednym kliknięciem. Kolejną rzeczą jest wspomniane już wcześniej automatyczne powiadomienia klienta. Większość osób składających reklamację jest zadowolona wiedząc co dzieje się się z ich żądaniem na każdym kroku działań. Dlatego w systemie do reklamacji powinna istnieć opcja pozwalająca na informowanie klienta o każdej zmianie statusu jego sprawy, typu: przyjęta, sprawdzana, czy oczekuje na opinię. System powinien wtedy wysyłać powiadomienia wybranym przez klienta kanałem komunikacji. Program do reklamacji posiadający wymienione powyżej opcje będzie przydatny w każdej firmie, gdzie zachodzi potrzeba zwrotu towarów.

pozycjonowanie stron katowice